Um laudo de vistoria assinado pelas duas partes é muito mais difícil de contestar do que um laudo enviado por mensagem e nunca confirmado. A boa notícia é que assinar não custa nada nem exige certificado digital pago: o Governo Federal oferece a Assinatura Eletrônica gov.br, gratuita, feita pelo navegador ou pelo aplicativo.
O que você precisa antes de começar
- Conta gov.br nível prata ou ouro. O nível bronze não habilita a assinatura. A elevação de nível é feita na própria conta gov.br;
- Aplicativo gov.br instalado no celular, porque é por ele que chega o código de autorização da assinatura;
- O PDF do laudo na versão final. Assinar e depois alterar o documento invalida o que foi assinado;
- Arquivo dentro do limite de 100 MB, que é o tamanho máximo aceito pelo assinador. Formatos aceitos incluem PDF, DOC, DOCX, ODT, JPG e PNG.
Passo a passo no assinador oficial
- Acesse o assinador. Abra assinador.iti.br, o serviço oficial do ITI, ou use a opção de assinatura dentro do aplicativo gov.br;
- Entre com a conta gov.br, informando CPF e senha e, se você tiver ativado, o código de dois fatores;
- Clique em “Escolher arquivo” e selecione o PDF do laudo de vistoria;
- Posicione a assinatura: com o documento aberto na tela, clique no ponto exato da página onde a marca de assinatura deve aparecer, normalmente no campo de assinatura ao final do laudo;
- Clique em “Assinar digitalmente” e aguarde a notificação no aplicativo gov.br;
- Informe o código de autorização recebido no aplicativo;
- Baixe o arquivo assinado pelo ícone de download. Esse novo PDF é o documento válido, guarde-o com um nome claro, por exemplo vistoria-entrada-apto101-assinado.pdf.
Como colher a assinatura da outra parte
A ordem importa. O erro mais comum é cada parte assinar uma cópia diferente do mesmo laudo, o que gera dois documentos com uma assinatura cada, em vez de um documento com duas.
- A primeira parte assina o PDF original e baixa o arquivo assinado;
- Esse arquivo assinado é enviado à outra parte, por e-mail de preferência, para haver registro da data de envio;
- A segunda parte abre o assinador e repete o processo sobre o arquivo recebido, não sobre o original;
- O PDF final, com as duas assinaturas, é devolvido a todos os envolvidos e anexado ao contrato de locação.
Se houver fiador ou mais de um locatário, o mesmo encadeamento continua: cada pessoa assina o arquivo que recebeu da anterior.
Cuidados para não perder a validade do arquivo
| Cuidado | Por quê |
|---|---|
| Não edite o PDF depois de assinado | Qualquer alteração posterior quebra a integridade da assinatura |
| Não imprima e escaneie o documento assinado | A digitalização vira uma imagem nova e descarta a assinatura eletrônica |
| Não comprima nem “otimize” o arquivo | Recompactar o PDF pode invalidar a assinatura |
| Guarde o arquivo original recebido | É a versão que a outra parte vai assinar em seguida |
| Envie por canal com registro de data | E-mail deixa histórico de quando cada versão circulou |
| Faça backup em nuvem | Laudo de entrada só é útil se ainda existir no fim do contrato |
Como conferir se está tudo certo
Depois de assinado, o documento pode ser verificado no Validador de Assinaturas, serviço oficial do ITI. Ele identifica o titular do certificado e informa se o arquivo foi alterado após a assinatura. Vale a checagem, principalmente quando o PDF passou por vários envios até chegar às duas assinaturas.
Confira o laudo antes de assinar
A assinatura registra sua concordância com o conteúdo, então a leitura tem de vir antes. Cinco minutos de conferência evitam meses de discussão:
- Todos os ambientes aparecem? Área de serviço, sacada, garagem e depósito costumam ser esquecidos;
- As avarias que você viu estão descritas? Se faltar alguma, registre a ressalva antes de assinar;
- As fotos correspondem ao imóvel certo e estão nítidas o suficiente para mostrar o detalhe;
- Os dados do contrato conferem: endereço, unidade, nome das partes e data da vistoria;
- Medidores e chaves foram registrados, com leitura legível e contagem correta.
Se algo estiver errado, peça a correção antes de assinar ou assine com ressalva escrita. Depois de assinado, corrigir exige um novo documento e uma nova rodada de assinaturas.
Assinatura eletrônica não é o que torna o laudo bom: um documento incompleto continua incompleto depois de assinado. Ela resolve outra coisa, que é a concordância registrada das partes com aquele conteúdo naquela data. Sobre o que faz um laudo sustentar uma discussão, veja laudo de vistoria vale como prova, e sobre o que fazer quando o inquilino não quer assinar, o inquilino é obrigado a assinar a vistoria.
Receber uma vistoria pronta para assinar
O laudo da VistoriaJá sai em PDF com campo de assinatura, pronto para o assinador gov.br, tanto na entrada quanto na saída.
Receber uma vistoria pronta para assinar →Perguntas frequentes
Preciso pagar alguma coisa para assinar pelo gov.br?
Não. A Assinatura Eletrônica gov.br é um serviço gratuito do Governo Federal. O que é exigido é ter conta gov.br em nível prata ou ouro.
Meu nível de conta é bronze. O que faço?
É preciso elevar o nível para prata ou ouro. O aumento de nível é feito no próprio gov.br, por validação de dados bancários, biometria da carteira de motorista ou outras opções indicadas na sua conta.
O laudo assinado pelo gov.br tem o mesmo valor de um assinado à mão?
A página oficial do Governo Digital informa que o documento assinado eletronicamente pelo gov.br tem a mesma validade de um documento com assinatura física, nos termos do Decreto nº 10.543/2020. Como em qualquer documento, a força em um caso concreto depende do conjunto de provas.
Como o locador assina depois de mim?
Envie a ele o PDF já assinado, e não o original. Ele repete o mesmo processo no assinador, sobre o arquivo que recebeu, e o documento passa a ter as duas assinaturas.
Como conferir se a assinatura é válida?
Pelo Validador de Assinaturas oficial do ITI, em validar.iti.gov.br. Ele identifica o titular do certificado e verifica se o documento foi alterado depois de assinado.
Fontes consultadas
- Assinatura Eletrônica gov.br, página oficial do Governo Digital (gov.br).
- Assinador oficial do gov.br, Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
- Validador de Assinaturas, serviço oficial de validação do ITI.
- Lei nº 14.063/2020, assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos (Planalto).
Este conteúdo tem caráter informativo e não constitui aconselhamento jurídico. Para casos concretos, consulte um advogado. O laudo VistoriaJá é um registro descritivo elaborado a partir das imagens enviadas pelo cliente e não substitui laudo técnico de engenharia ou arquitetura.